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es un wiki, lo que significa que muchos artículos están escritos por varios autores. Para crear este artículo, 21 personas, algunas anónimas, participaron en su edición y su mejora con el tiempo.Una reunión productiva e interesante requiere objetivos claros, diálogo abierto y un líder responsable. Esto conducirá a reuniones más eficientes y más fluidas, lo que también le ahorrará tiempo y dinero a su equipo.
etapas
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Dé importancia a cada una de sus reuniones; de lo contrario, puede prescindir. Vea si se necesita una reunión o invite solo a las personas más necesitadas. A menudo perdemos mucho tiempo valioso porque un gerente considera que es importante hablar cara a cara o porque está acostumbrado a hacerlo. Suelen ser suficientes para transmitir nueva información o informes al equipo de trabajo. Pero un sistema electrónico no será tan efectivo como una reunión si necesita conocer la opinión de todos los participantes. -
Defina los objetivos y pídale a cada persona que escriba los puntos de la agenda con anticipación. Crea una estructura para tu reunión. Simplemente ofrecer un resultado ideal a menudo inspira a los participantes y hace que una reunión sea más productiva. Esto al menos tiene el mérito de enfatizar una característica que cualquier reunión necesita: un objetivo. Asegúrese de que todos entiendan los objetivos escribiendo los puntos de la agenda antes de comenzar la reunión. -
Tome el control de su reunión y haga un seguimiento. Las buenas reuniones son el producto de una buena gestión del equipo. Asuma su responsabilidad y deje en claro que tiene la intención de mantener su tono conciso, útil y relevante. Muestre a sus colegas que respeta su tiempo asegurándose de que un temporizador sea visible para todos. Mantenerse en el tema también es esencial para ahorrar tiempo. Reenfoque la atención del equipo diciendo que le gustaría volver a la agenda si la discusión sale de su cono. -
Haga que todos los presentes participen en el debate. Dado que el propósito de una reunión es el intercambio bidireccional, es esencial tener una opinión honesta de cada persona. El organizador de la reunión debe asegurarse de que todos los participantes sean escuchados. No use sus opiniones como una plataforma de reunión si desea llegar a un consenso o un acuerdo grupal. Es fácil para un líder sofocar cualquier discusión de raíz si todos están convencidos de que el resultado se ha determinado de antemano. Resista la tentación de descartar ideas, incluso si no son geniales. -
Termine con un plan de acción y haga que todos salgan de la reunión sabiendo cuál es el siguiente paso. También pregunte a los participantes al final de la reunión si les pareció útil y, si no, saben qué podría mejorar la próxima vez. Revise sus propias estrategias para mejorar sus técnicas de reunión. -
Siga el progreso de lo que se decidió durante la reunión. También informe al grupo qué hay de nuevo con estos desarrollos. Esto le permitirá organizar mejor su próxima reunión. -
Asegúrese de que su reunión no se haya llevado a cabo en vano diciéndole a la gente lo que se ha decidido y lo que sucederá después. Es fácil salir de una sala de reuniones, regresar a su oficina y olvidarse instantáneamente de cualquier cambio, decisión o idea nueva que tenga su equipo. Asegúrese de tener una manera de realizar un seguimiento de lo que se ha decidido y las tareas que todos acordaron hacer, para que pueda hacer un seguimiento y hacer las cosas, incluso si no lo hace. no envíe un informe completo de la reunión a todos los miembros.
- Una actualización: en su lugar, envíe una si la información es unilateral.
- Una agenda y objetivos.
- Un temporizador para permanecer en los horarios de la reunión.
- Toma de notas: registre lo que se ha dicho y envíe un informe de la reunión.
- Un panel interactivo y una persona que anota ideas durante la reunión.