Contenido
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- Parte 1 Elegir una plataforma de comunicación
- Parte 2 Crear materiales de capacitación efectivos
- Parte 3 Supervisar al personal
Los empleados que trabajan de forma remota pueden ser un activo importante para su organización. Sin embargo, su entrenamiento puede plantear desafíos particulares. Si sus empleados viven lejos de las instalaciones de su negocio, asegúrese de configurar una plataforma de comunicación consistente y confiable. Envíeles materiales de capacitación bien desarrollados para que aprendan los requisitos del trabajo ellos mismos. Finalmente, la supervisión directa y la retroalimentación regular pueden ayudarlos a adaptarse de manera eficiente y efectiva.
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Parte 1 Elegir una plataforma de comunicación
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Pídales que vayan a la compañía si es posible. Incluso si un empleado trabaja de forma remota, puede llevarlo a la empresa para recibir capacitación. Esta suele ser la opción de capacitación más práctica y rentable para los empleados que trabajan de forma remota, pero que viven cerca de una oficina o una subsidiaria de la empresa. Sin embargo, si viven demasiado lejos, esta posibilidad puede ser excluida. -
Organice videoconferencias para capacitación personalizada. Las llamadas y las teleconferencias le dan un toque personal al proceso de capacitación y se pueden utilizar para aclarar detalles importantes sobre el trabajo. Las conversaciones de intervalos semanales lo ayudarán a realizar un seguimiento del progreso de su personal.- Las videoconferencias son más efectivas para los empleados que trabajan de forma remota y están involucrados en la estrategia o el marketing de la empresa: este canal le permite discutir libremente con ellos ideas y procedimientos.
- Si el empleado y usted no tienen las mismas zonas horarias, asegúrese de elegir una hora que sea adecuada para ambos.
- Aquí hay algunas aplicaciones excelentes para videoconferencias: Skype, Zoom o Slack.
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Utiliza un servicio instantáneo. Para las empresas cuyas actividades requieren colaboración y comunicación frecuente de empleado a empleado, el servicio instantáneo es la opción más adecuada porque brinda a los trabajadores comunicación en tiempo real.- Si el empleado tiene alguna pregunta durante la capacitación, puede referirse a usted a través de la línea instantánea para obtener una respuesta rápida. Además, puede enviarle comentarios y mensajes en tiempo real sobre su trabajo a través del mismo canal.
- Estos son algunos servicios gratuitos que su empresa puede usar: Skype, Hangouts de Google+ y Spark.
- El trabajo instantáneo podría no ser la mejor opción si su empleado no trabaja en las mismas horas que el resto del equipo.
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Enviar s a los autónomos. El correo electrónico es una buena opción si el empleado no tiene las mismas horas de trabajo, tiene una zona horaria diferente o establece sus propios horarios. Envíe sus notas, materiales de capacitación, enlaces y archivos adjuntos fácilmente por correo electrónico.- Asegúrese de que sepa cuánto tiempo le tomará responder un correo.
Parte 2 Crear materiales de capacitación efectivos
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Diseñe un manual o guía de capacitación para el empleado. La disponibilidad de un manual de capacitación permite a los empleados saber qué hacer cada vez que tengan una pregunta o malentendido. Envía el manual por correo electrónico a tu personal o compártelo en un sistema de almacenamiento en la nube. Debes incluir:- las primeras responsabilidades laborales
- política de la empresa,
- cómo ejecutar tareas utilizando software, interfaces en línea u otras herramientas,
- El modo de comunicación con la gerencia.
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Proporcione detalles específicos sobre cómo realizar las tareas. Haga un esfuerzo para anticipar problemas o preguntas que el empleado pueda tener e inclúyalos en su manual. Los detalles específicos permiten al personal comprender las tareas que se deben realizar primero.- Por ejemplo, en lugar de decir simplemente "devuelva su trabajo después de haber terminado", diga esto en su lugar: "haga clic en el botón enviar a para enviarnos su trabajo una vez que haya terminado. Esto actualizará la página y lo llevará de regreso a la interfaz principal. "
- Asegúrese de incluir detalles, como informar horas, enviar trabajo o contactar si hay un problema.
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Establezca cuotas y objetivos para cada tarea. Después de decirle al trabajador cómo realizar una tarea, asegúrese de que entienda las reglas, las cuotas o las instrucciones que deberán seguir. ¿Cuánto trabajo tiene que hacer por semana? ¿Cómo deberías comunicarte contigo? ¿Cuánto tiempo lleva enviar el trabajo?- Como ejemplo, podría decir: "esperamos que atienda cinco (5) llamadas cada hora" o "debe revisar sus correos electrónicos una vez al menos cada hora entre las 9 am y las 5 pm. "
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Proporcionar contenido educativo para software y hardware. Si hay programas o materiales específicos que el empleado debe usar, además de las instrucciones escritas, proporcione imágenes claras de cómo proceder.- Si está trabajando en una plataforma de computadora, use un software de captura de pantalla para tomar fotos o videos desde la pantalla, detallando cada paso del proceso.
- Los diagramas y gráficos pueden ser muy útiles para los empleados que necesitan instalar un equipo o software en particular.
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Invierta en un programa de capacitación en línea. Si trabaja con una gran cantidad de personas de forma remota, puede contratar una agencia para desarrollar un módulo de capacitación en línea para automatizar parte del proceso de capacitación. Trabajará en colaboración con la agencia para crear una plataforma personalizada que contenga videos y herramientas interactivas.- Dichas agencias pueden presentarse al público como empresas de capacitación o reclutamiento.
- A pesar del alto costo de esta opción, le ahorrará un tiempo valioso si capacita a sus empleados regularmente.
Parte 3 Supervisar al personal
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Establezca metas para su empleado. Cree una línea de tiempo en las tareas que debe cumplir y establezca objetivos específicos que deben lograrse y el marco de tiempo para alcanzarlos. Esto ayuda a dar a sus trabajadores remotos una directiva y los alienta a ser productivos más rápidamente.- Por ejemplo, diga: "Queremos que pueda usar nuestro software de llamadas antes del final de la primera semana. Al final del primer mes, debe realizar al menos 10.000 euros en ventas. "
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Haga comentarios específicos sobre las primeras tareas. Haga comentarios constructivos sobre cada tarea durante las primeras dos o tres semanas o hasta que el empleado esté familiarizado con las diversas etapas de su trabajo. Este tipo de comentario puede ayudar a medir la dirección y las expectativas del trabajo que hace.- Por ejemplo, diga algo como: "Estas imágenes que ha diseñado son realmente buenas. Sin embargo, creemos que sería más adecuado para la marca de nuestra empresa si se apega a un esquema de color único. Del mismo modo, preferimos una fuente más pequeña. "
- Su primera tarea debe ser lo suficientemente simple con un breve retraso. Por ejemplo, pida escribir un pequeño artículo o hacer una hoja de cálculo para el final del día. Esto te ayudará a darle una respuesta rápida.
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Pida comentarios y preguntas. Anime al empleado a acercarse a usted con cualquier pregunta que pueda tener. Una vez completada la capacitación, pregúntele si tiene una opinión honesta sobre el proceso. Esto lo ayudará a aclarar el proceso para los empleados potenciales que trabajan de forma remota.- Si el trabajador se le acerca con una pregunta, responda lo mejor que pueda. Si tiene la impresión de que la respuesta está en el medio de capacitación, intente consultarla especificando la sección.
- Si el nuevo empleado no le envía ninguna pregunta, puede enviarle un mensaje simple con contenido similar: "solo para recibir noticias. ¿Cómo va el entrenamiento? Tienes preguntas "
- Si lo desea, deje los comentarios de forma anónima para que se sienta libre de expresarse. Use un sitio de encuestas en línea para crear un formulario de respuesta.
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Comunícate regularmente con todos tus trabajadores. Tanto durante como después de la capacitación, manténgase en contacto con ellos y manténgalos actualizados sobre las noticias de la compañía. Boletines informativos, seminarios en línea o incluso llamadas de conferencia semanales pueden mantenerlos informados.- Los empleados que trabajan de forma remota tienden a sentirse aislados o desconectados de las decisiones, noticias y eventos actuales dentro de la empresa. Por eso es importante apoyarlos y alentarlos a que se acerquen y colaboren con otros miembros del equipo y la empresa a través de redes sociales, mensajería instantánea o videoconferencia.