Contenido
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- Parte 1 Organizar la adjudicación del servicio.
- Parte 2 Administrar el período de transición
- Parte 3 Pensar en términos de desarrollo a largo plazo
Cuando abandona un puesto, es probable que su supervisor o gerente busque su ayuda para facilitar la contratación de su sucesor. Si es emprendedor y organizado, podrá garantizar una transición sin problemas para su negocio y dejar una excelente reputación profesional.
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Parte 1 Organizar la adjudicación del servicio.
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Discuta el progreso de la entrega con su supervisor. Para comenzar, debe tener una discusión exhaustiva con su supervisor para determinar exactamente cómo se realizará el servicio. Dependiendo del trabajo que haga y de la forma en que le gusta trabajar a su gerente, es posible que deba contribuir mucho a la transición. Esto puede incluir el hecho de que quien lo reemplaza lo observa trabajando durante unos días o incluso más.- En la mayoría de los casos, deberá al menos preparar un documento de transferencia oficial.
- Discuta esto con su gerente y determine cuánto se espera que contribuya y en qué necesitará enfocarse cuando entregue el servicio.
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Haga una presentación preliminar de su documento de transferencia. Una vez que tenga una idea clara de las expectativas de su supervisor, puede comenzar a escribir el documento de transferencia. Esto lo ayudará a organizarse, mientras clasifica todas las diversas tareas e información que necesitará transmitir durante este período de transición. El documento debe incluir los siguientes elementos:- información detallada sobre sus actividades diarias, prioridades y tareas,
- Una descripción general de los puntos esenciales relacionados con esta función,
- Una declaración clara de lo que se espera de su sucesor,
- Una lista de todos los documentos importantes que deben enviarse. Esto puede ser un plan de trabajo o un contrato determinado.
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Establecer todos los últimos detalles. Si sabe que pronto dejará su publicación, puede ayudarlo a hacer un esfuerzo adicional para asegurarse de no dejar nada sin terminar. Experimentará una verdadera satisfacción si logra lograr esto y también podrá ayudar a quien lo reemplace con buena base. Hacer esto también te ayudará a estar en buenos términos con tus jefes y a mantener una buena reputación.- Es posible que esto no siempre sea posible, pero si tiene una carpeta que está por completarse, haga el esfuerzo adicional necesario para finalizarla.
- Además, una nueva persona que llega a tratar un acuerdo cuando está cerca de ser concluido puede tener dificultades para finalizarlo, ya que desconoce todas las complejidades del archivo.
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Habla con tus colegas. Antes de que su sucesor asuma el cargo, encuentre tiempo para discutir con sus colegas sobre la entrega y pregúnteles si creen que hay algo en lo que debería concentrarse. Si hay un problema pendiente y usted no lo sabe, es la oportunidad ideal para darse cuenta.- Es poco probable que los nuevos problemas tengan un impacto en sus últimos días, pero si al menos los conoce, podrá informarlos a quien tome su lugar.
- También le brinda la oportunidad de asegurarse de que todos sus empleados sepan que se va y cuándo se va. Infórmeles sobre el período de transición para que lo tengan en cuenta.
- Existe una buena posibilidad de que su productividad disminuya durante un período de transición, por lo que es una buena idea informar a sus empleados con anticipación.
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Escriba un documento de transferencia oficial. El último paso para prepararse para la transición es completar la redacción del documento de transferencia oficial. Puede usar el borrador que hizo, pero asegúrese de expandirlo e incluir toda la información crucial. Deberá revisar el documento con su supervisor y todos los demás miembros del equipo. Intente hacer esto y envíe el documento a su sucesor unos días antes de la fecha en que se supone que asuma el cargo. El contenido de este tipo de documento variará según el tipo de trabajo realizado, pero podría incluir lo siguiente:- una lista y calendario de acciones a realizar,
- una sesión informativa sobre temas actuales,
- un calendario de plazos y próximos eventos,
- información de inicio de sesión y contraseñas,
- una lista de contactos útiles,
- una guía sobre cómo administrar carpetas y archivos en la computadora.
Parte 2 Administrar el período de transición
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Asigne la mayor cantidad de tiempo posible a la transición. Todavía puede estar presente cuando su sucesor asuma el cargo y se le puede pedir que complete un servicio más completo. La duración de esta transición varía, pero en algunos casos, tendrá unos días o más para ayudar al nuevo a dejar su huella. En general, cuanto más tiempo pase en el período de transición, más información podrá transmitir.- Inevitablemente habrá detalles que olvidará y que alguien lo siga es una buena manera de enfrentar las diversas tareas diarias que realiza.
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Pase los documentos importantes personalmente. Durante el período de transición, es una buena práctica asegurarse de que todos los datos críticos y documentos importantes se transmitan personalmente. Esto ayudará a garantizar que las tareas más importantes se realicen en los estándares y que las prioridades estén claramente definidas. Pasar los documentos en persona también le permitirá analizar a fondo los problemas más complejos antes de irse.- Esta oportunidad de que tendrá que pasar información clave mientras permite que su sucesor le haga preguntas directamente es esencial para la transición sin problemas.
- Esto también le dará la oportunidad de proporcionar un cono y traer varios matices a una discusión que de otro modo podrían haberse ignorado.
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Haz el esfuerzo de traer tu ayuda. Si se encuentra en contacto con su sucesor en el trabajo, siempre debe ser emprendedor y afectuoso. Haga un esfuerzo para identificar y ayudar a resolver cualquier problema que pueda surgir. La persona que lo reemplaza puede sentirse intimidada y un poco tímida los primeros días y puede tener miedo de molestarlo con sus preguntas.- Asegúrese de dejar en claro que está allí para ayudar y que las preguntas son bienvenidas.
- Al hacerlo, ayudará a establecer una situación en la que la responsabilidad de la transferencia del servicio se compartirá entre su sucesor y usted.
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Organice una reunión para cerrar la entrega. Lo último que debe hacer antes de ir y finalizar el servicio es organizar una reunión definitiva con la persona que lo reemplaza. Pídale que envíe cualquier pregunta pendiente que pueda tener y las notas que ha tomado. Esta reunión es una excelente oportunidad para que el nuevo se asegure de que comprende sus responsabilidades y su rol.- Todas las incertidumbres pueden aclararse en esta reunión.
- Dependiendo del tipo de lugar donde trabaje, puede ser prudente evitar que su supervisor o gerente asista a la reunión.
- Como mínimo, debe informar a su gerente dónde y cuándo se llevará a cabo la reunión, y preguntar si hay algo más que le gustaría agregar.
Parte 3 Pensar en términos de desarrollo a largo plazo
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Resalte cualquier documento de respaldo o capacitación. Trate de ver la transferencia del servicio como una oportunidad que se le brinda para ayudar a darle realmente a su sucesor todas las oportunidades de tener éxito. No solo transmites el trabajo y las tareas, también intentas ayudar a la persona que te reemplaza a desarrollarse profesionalmente, además de contribuir a la solidez de tu antiguo negocio a largo plazo.- Puede hacerlo presentando cualquier oportunidad de capacitación que conozca.
- Es posible que haya seguido, cuando comenzó a hacer este trabajo, capacitaciones que lo ayudaron a dejar su huella y adaptarse.
- No olvide presentar esto a su sucesor y aliéntelo a explorar varias posibilidades.
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No descuides la cultura del trabajo. Si tiene la oportunidad de pasar tiempo con quien tomará su antorcha, es importante que no se concentre solo en los aspectos técnicos de su trabajo. Cada empresa es única y tiene un entorno y una cultura de trabajo únicos que pueden intimidar o confundir a un recién llegado. Asegúrese de tomarse el tiempo para explicar cómo funcionan las cosas en su empresa.- Haga un esfuerzo para mostrarle la oficina y preséntela a todos los empleados.
- Asegúrese de definir claramente el papel del recién llegado y aclarar los deberes de los ex empleados.
- Si el trabajo que está haciendo la nueva persona es ligeramente diferente al suyo o sus prioridades y responsabilidades son diferentes, asegúrese de que otros empleados lo sepan.
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Proporcione sus datos Si realmente desea hacer más, proporcione sus datos de contacto al nuevo empleado. Podrías decirle que tiene la posibilidad de contactarte en caso de un problema importante o si necesita ser guiado. No todos estarán felices de hacerlo, y eso seguramente dependerá de su relación con su antiguo jefe.- Un problema a menudo se puede resolver con un simple correo electrónico.
- El hecho de que propongas ayudar bien después de irte dejará una buena impresión y ayudará a mejorar tu reputación.