Cómo iniciar una conversación telefónica

Contenido

• etapas
• Parte 1 Preparando la conversación
• Parte 2 Involucrando la conversación
• Parte 3 Preparándose para la llamada

En este artículo: Preparando la conversaciónConectando la conversaciónPreparando la llamada9 Referencias

Si desea obtener una cita o hacer una venta, es posible que tenga que hacer una gran llamada telefónica. Si no está acostumbrado a hablar por teléfono, entablar una conversación puede ser desalentador. La clave para un intercambio telefónico exitoso es prepararse y asegurarse de que ambas partes se sientan cómodas para que pueda abordar el tema con facilidad.

etapas

Parte 1 Preparando la conversación

1. 
   

   
   Sepa lo que quiere de la llamada. Antes de tomar su teléfono, es importante que identifique lo que espera obtener de este intercambio. Por ejemplo, si llama a alguien a quien pellizca, el objetivo podría ser evitar salir. Durante una llamada de negocios, el objetivo podría ser vender un servicio o mercancía. Pregúntese qué espera obtener de esta conversación.
   • Cuando sea posible, es mejor ser lo más específico posible al identificar su objetivo. Esto te ayudará a preparar mejor la conversación.
   • En algunos casos, su objetivo para la llamada será más general. Por ejemplo, puede llamar a una empresa para preguntar sobre los servicios que ofrece, sin saber exactamente lo que está buscando. La información que obtendrá podría ayudarlo a aclarar exactamente lo que quiere o necesita.

2. 
   

   
   
   
   Averigua con quién hablarás. Cuando llame para hablar con una persona específica que no conoce bien, busque información sobre ella. Esto lo ayudará a tener una mejor idea de lo que esperará de la conversación. Por ejemplo, si llamas al jefe de una empresa, probablemente esté muy ocupado y no tendrá mucho tiempo para concederte. Si llama a alguien tímido, es posible que tenga que hablar la mayor parte del tiempo.
   • Si realiza una llamada comercial, vaya al sitio web comercial de la persona con la que está tratando de contactar. Deberías poder encontrar su título y tal vez incluso una biografía que te ayude a tener una idea de quién es ella.
   • Si hace una llamada personal, pídale información a un amigo que conozca a la persona a la que llama.

3. 
   

   
   Tenga en cuenta algunos puntos de conversación. Una vez que sepa lo que quiere y con quién va a hablar, puede sentirse más relajado después de preparar algunas notas para la llamada telefónica. Estos podrían ser puntos que absolutamente desea discutir o preguntas que desea hacer. Preparar una lista podría evitar que te pierdas algo importante cuando llames.
   • Puede ser útil dibujar un plan de lo que dirá durante el intercambio. Por supuesto, tendrá que adaptarse de acuerdo con las respuestas de su pareja, pero puede ayudarlo a mantenerse encaminado si está nervioso cuando habla por teléfono.
   • Piense en la duración probable de la llamada. Es mejor asumir que solo tendrá poco tiempo para concentrarse en los temas más importantes.

Parte 2 Involucrando la conversación

1. 
   

   
   
   
   Salude a su interlocutor y preséntese. Debes comenzar saludando a la persona que recoge, por Buenos dias o Hola. La mayoría de las personas hoy en día tienen un teléfono con la persona que llama, pero aún así tendrá que venir, a menos que la persona al otro lado de la línea lo salude por su nombre. Si llama a alguien que conoce relativamente bien, su nombre puede ser suficiente. En otras situaciones, es posible que deba proporcionar más información para que la persona pueda identificarlo.
   • Para saludar a su interlocutor, puede adaptarse a la hora del día: Buenos dias, buena tarde.
   • Si se trata de una llamada comercial, también debe especificar el nombre de la empresa para la que está trabajando. Por ejemplo, podría decir: "Hola, soy Jessica Brion de Grasse Communication".
   • Si llama a alguien que le gusta, puede mencionar la ubicación de su reunión. Por ejemplo, podría decir: "Hola, soy Jean Daniel, nos conocimos en el gimnasio la semana pasada. "
   • Si llama a alguien con quien tiene un amigo mutuo, deberá especificar el nombre de su amigo. Por ejemplo, podría decir: "Hola, soy Alice, lamie dÉric. Debe haberte dicho que iba a llamarte ... "
   • Si llama por una vacante, deberá especificar dónde encontró el anuncio. Por ejemplo, podría decir: "Hola, mi nombre es Jean Valgean. Te llamo por la publicación publicada en el periódico ayer. "
   • Si llama a una compañía para solicitar información genérica, es posible que no necesite especificar su nombre. Simplemente podría decir: "Hola, estoy interesado en sus servicios de cuidado de niños. "

2. 
   

   
   Pregúntele a su interlocutor si está disponible para hablar con usted. Si desea que la conversación telefónica sea exitosa, es importante que se asegure de que la persona a la que llama esté tan concentrada como usted en la conversación. Para eso, tendrá el mejor interés en preguntarle si tiene tiempo para hablar con usted antes de comenzar la conversación. Si su contacto confirma que tiene tiempo para discutir, puede iniciar el intercambio. Si te dice que está ocupado o que va a salir, tendrás que buscar otro momento para hablar con él.
   • Si la persona a la que llama no está disponible para hablar cuando llama, establezca una hora en la que volverá a llamar antes de colgar. Podrías decir: "¿Puedo llamarte esta tarde? ¿A las 3 de la tarde, por ejemplo? "
   • Si alguien más quiere devolverle la llamada, ofrézcale un día y una hora en que estará disponible. Podrías decirle: "Estaré disponible mañana por la mañana. Digamos alrededor de las 10 de la noche? "

3. 
   

   
   Rompe el hielo con banalidades. Si llama para preguntar o vender algo, no siempre será bueno ir directamente al grano. Esto podría ser desagradable para su interlocutor. Establezca una buena relación intercambiando algunas banalidades sobre temas ligeros, como el clima.
   • No hagas que las banalidades duren demasiado. La otra persona podría comenzar a ser paciente.
   • Si conoce a la persona a la que llama, personalice sus palabras hablando sobre los centros de interés que conoce. Por ejemplo, si llamas a alguien que es fanático de los deportes, podrías decirle: "El partido del PSG fue genial anoche, ¿no? "
   • Si no conoce a la persona a la que llama, diga algo más general. Por ejemplo, podría decir: "Hace mucho calor esta semana, ¿no? No me parece que haya hecho tanto calor el verano pasado. "

4. 
   

   
   Discuta el tema de su llamada. Una vez que sienta que usted y la otra persona están más cómodos y más relajados, será hora de ponerse manos a la obra. Dígale a su interlocutor por qué llama. Sea lo más claro y conciso posible, porque si deambula, dará la impresión de falta de seguro.
   • Si desea preguntarle algo a su interlocutor, mientras planifica el seguro, también tendrá que ser cortés.
   • Si habla demasiado tiempo sin detenerse, su interlocutor puede comenzar a perder la noción de lo que está diciendo. Si tiene mucho que decir, sería una buena idea tomar descansos y pedirle su opinión.
   • No coma ni mastique chicle mientras habla por teléfono. El ruido daría la impresión de que no estás realmente involucrado en la conversación.

Parte 3 Preparándose para la llamada

1. 
   

   
   Encuentra un lugar tranquilo. Cuando llegue el momento de hacer la llamada, deberá asegurarse de que se realice de la mejor manera posible. Deberá crear un entorno propicio para la conversación. Elija un lugar tranquilo, donde el ruido de fondo se limitará al máximo, para evitar tener que pedirle a su interlocutor que repita lo que acaba de decir o que tenga que gritar para que lo escuche.
   • El mejor lugar para hacer su llamada será una habitación donde estará solo y cuya puerta estará cerrada. Por lo tanto, estará seguro de que el espacio estará tranquilo.
   • Si tiene que llamar desde su oficina, ubicada en una caja abierta, cerca de sus colegas, puede planear hacerlo en un momento en que la oficina no esté llena. Por ejemplo, puede llamar por teléfono durante el almuerzo o al final del día, cuando sus colegas regresen a casa.
   • Siempre que sea posible, evite hacer llamadas importantes en un lugar público, como un restaurante o una tienda. Estos lugares suelen ser ricos en distracciones y demasiado ruidosos para mantener una conversación exitosa. Si tiene que llamar a alguien cuando está fuera, trate de encontrar un lugar tranquilo, como el pasillo que conduce al baño de un restaurante o un estante vacío de una tienda.

2. 
   

   
   Verifique que la red sea buena. Hoy en día, muchas personas usan su teléfono móvil como teléfono principal. Si ese es su caso, asegúrese de tener una buena señal antes de realizar su llamada, para asegurarse de que la conexión sea buena. Muévete hasta que tengas suficiente señal. Si no tiene éxito, podría usar un teléfono fijo.
   • La calidad de sonido de una llamada desde una línea fija a veces será mejor que en un teléfono móvil. Para esto, si su llamada es muy importante, preferiblemente use una línea fija. Esto será especialmente cierto si llama a una persona mayor, cuyo elogio puede no ser excelente.
   • Cuando use un teléfono móvil, asegúrese de sostener el dispositivo para que el micrófono interno pueda transmitir su voz sin ningún problema. Es mejor no hacer una llamada fuerte en el altavoz.

3. 
   

   
   Asegúrate de estar cómodo. Antes de marcar el número, asegúrese de estar listo para concentrarse por completo en la conversación. Por ejemplo, deberá asegurarse de que no quiere ir al baño y de que tiene algo de beber cerca, en caso de que tenga sed. Además, prepare pañuelos, en caso de que tenga que estornudar durante la llamada.
   • Determine si estará mejor de pie o sentado para hacer su llamada. Si está nervioso, caminar mientras llama puede ayudarlo a calmarse.