Cómo realizar reuniones efectivas

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Llevar a cabo una reunión de negocios efectiva puede ayudar a su empresa a producir resultados y alcanzar objetivos importantes. Para asegurarse de tener una reunión efectiva, aquí hay algunos consejos sobre cómo llevar a cabo reuniones efectivas.

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1. 
   

   
   Defina los puntos clave de su reunión con una agenda.
   • Una parte importante de dirigir una reunión de negocios es planificar reuniones. Asegúrese de que sus puntos clave estén escritos, a mano o en una computadora. También puede dar una copia de su agenda a los participantes para que sepan qué esperar y puedan prepararse para la reunión.

     
     

     
     
   • En su agenda, debe indicar su objetivo para la reunión. Este debería ser el resultado principal al que apunta, como tener una nueva idea o discutir un problema importante. Intenta limitar la cantidad de elementos en tu agenda. Debe abordar los puntos más importantes durante su reunión.

2. 
   

   
   
   
   Siga la agenda cuando realice una reunión.
   • Asegúrese de seguir el horario de su reunión. Si la reunión comienza a alejarse del tema, reoriente la reunión al tema que se está discutiendo.

3. 
   

   
   Comience su reunión de inmediato.
   • Una vez que ha llegado la hora de la reunión, comience la reunión. Esto te ayudará a determinar tu papel como chef y a utilizar el tiempo que tienes.

4. 
   

   
   Establezca un límite de tiempo para su reunión.
   • Las reuniones no deberían durar demasiado: un máximo de 30 minutos es un buen promedio. Mantener la reunión corta asegurará que sea más eficiente y use el tiempo sabiamente, y sus participantes estarán más concentrados si saben que la reunión es corta. Cuando se acabe el tiempo, finalice su reunión. Aún podrá discutir otros puntos en la próxima reunión.

5. 
   

   
   
   
   Anime a los participantes a hacer comentarios y sugerencias.
   • Haga preguntas y deje que los participantes de la reunión respondan voluntariamente. No fuerce la participación, sino aliéntelos amablemente a hacer una contribución. Si alguien hace un comentario, guíe a otros diciendo algo como "Bien. ¿Alguien más tiene algo que agregar? O "Escuchemos otra sugerencia".
   • No llame a quienes rara vez hablan, ya que esto puede hacerlos sentir incómodos. Anímelos indirectamente diciendo: "Agradezco la opinión de todos aquí. ¿Alguien tiene algo que agregar? Y mira a la persona con la que quieres hablar. Puede sentirse animado a compartir sus pensamientos, y si no lo está, no se ha molestado por haber sido llamado.

6. 
   

   
   Resuma los puntos clave al final de la reunión.
   • Repase rápidamente lo que se ha discutido para que los participantes se vayan con eso en mente. Entregue las tareas o dé instrucciones antes de concluir, y termine a tiempo. No olvides agradecer a todos por su presencia y participación.