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es un wiki, lo que significa que muchos artículos están escritos por varios autores. Para crear este artículo, 20 personas, algunas anónimas, han participado en su edición y mejora a lo largo del tiempo.Por supuesto, es posible registrar sus tareas para que se realicen con prioridad en una hoja de papel si se siente capaz de hacer todo en el espacio de una tarde.
Sin embargo, cuando muchas cosas que hacer recaen sobre usted al mismo tiempo, muchas de ellas a menudo se posponen para el día siguiente, si no es el mes siguiente. Gracias a la hoja de cálculo de Excel que proponemos crear en este artículo, Excel gestionará automáticamente sus prioridades de acuerdo con los plazos futuros y el orden de las tareas a realizar se reorganizará para que pueda posponer estas tareas lo menos posible. .
Siga esta guía y en 20 minutos tendrá una manera muy efectiva de administrar sus prioridades en su computadora.
Nota: Según las versiones internacionales de Excel, el punto la separación en las fórmulas puede ser reemplazada por punto y coma.
etapas
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Cree una pestaña "Escritorio" o "Inicio". Abra una nueva hoja de cálculo de Excel. Haga clic derecho en la pestaña "Hoja1" en la parte inferior de la pantalla y haga clic en "Cambiar nombre". Regístrese en su lugar "Casa" u "Oficina". -
También cambie el nombre de "Sheet2" a "Pattern" y "Sheet3" a "Points" siguiendo el mismo procedimiento que en el primer paso. -
Crea la tabla de importancia. En la pestaña "Puntos", complete las columnas A, B y C de la siguiente manera: -
Defina el nombre "Importancia". Seleccione las celdas A2 a C7. Con Excel 2007 o posterior, haga clic en "Fórmulas" y luego en "Definir un nombre". Con Excel 2004 o posterior, haga clic en "Insertar"> "Definir"> "Nombre".- Cuando Excel le pida que establezca el nombre, ingrese "Importancia" y haga clic en "Aceptar".
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Crea la tabla de esfuerzos. Repita los pasos 3, 4 y 5 para crear la tabla de esfuerzo en las columnas E, F, G. Seleccione las celdas E2 a G6 y defínalos con el nombre "Esfuerzo". -
Crea una tabla de emergencias. Repita los pasos 3, 4 y 5 para crear la tabla de emergencia en las columnas I, J y K. Defina estas celdas con el nombre "Emergencia". -
Introduzca los encabezados en la pestaña "Inicio" u "Oficina", según su elección. Asumiremos aquí que ha elegido nombrar esta pestaña "Casa". Haga clic en él e inserte los siguientes encabezados en la línea 1:- A - Prioridad; Ingresaremos aquí la fórmula de las prioridades, 1 para las tareas más importantes. Pero este número puede llegar a más de 100.
- B - Tarea; el nombre de la tarea a realizar
- C - Importancia; se notará usando las letras A, B, C, D, E o F de la tabla.
- D - Esfuerzo, una nota entre 1 y 5, extraída de la tabla "Esfuerzo".
- E - Emergencia; Una fórmula basada en la fecha límite para completar la tarea.
- F - Fecha límite; La fecha en que la tarea debe completarse a más tardar. Los plazos no siempre se deben respetar al pie de la letra. Por lo tanto, "Aceleración" le indica la fecha en que puede comenzar a realizar esta tarea y "Extensión" le da la fecha hasta que la tarea pueda posponerse. Por ejemplo, podríamos darle una aceleración de 5 días y una extensión de 4 días a la tarea "Ir al peluquero"; de hecho, no tendría sentido ir al peluquero con dos semanas de anticipación y la gente comenzaría a notar que debes ir al peluquero si llegas más de 4 días tarde.
- G - Aceleración: número de días antes de la fecha límite a partir de la cual ya podría (comenzar) a completar la tarea en cuestión.
- H - Extensión; extensión automática del plazo
- I - días restantes; Esta es una fórmula que calcula el número de días antes de la fecha límite. La fórmula devolverá un número negativo de días si se excede la fecha límite.
- J - Fecha de finalización; la fecha en que se completó la tarea.
- K - Comentarios; todos los detalles sobre la tarea a realizar
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Ingrese su lista de tareas. Tenga en cuenta que las columnas "Prioridad", "Emergencia" y "Días restantes" se han dejado vacías. Los completaremos más tarde usando fórmulas. A continuación se presentan ejemplos de tareas domésticas que puede tener que hacer. -
Entre las fórmulas para "Días restantes", "Emergencia" y "Prioridad". Estas fórmulas deben ingresarse en la segunda línea de cada una de las columnas mencionadas en la oración anterior.- En la columna I (días restantes) = F2-SI (ESTVIDE (J2), HOY (), J2)
- En la columna E (Emergencia) = SI (I2> G2.5, SI (I2> 0.4, SI (I2 = 0.3, SI (I2 + H2> 0.2.1))))
- En la columna A (Prioridad) = BUSCARV (C2, Importancia, 2, FALSO) + BUSCARV (D2, Esfuerzo, 2, FALSO) + BUSCARV (E2, Emergencia, 2, FALSO)
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Cambie el formato de la celda I2 a "Número". Haga clic derecho en la celda, seleccione "Formato de celda" y haga clic en "Número". Además, ponga "0" en el cuadro "Número de decimales". Haga clic en "Aceptar". -
Copie las fórmulas en las columnas "Prioridad", "Emergencia" y "Días restantes" y extiéndalas a los cuadros vacíos restantes en cada una de estas columnas. Primero haga clic en "E2" y presione simultáneamente las teclas "CTRL" y "C", luego seleccione las celdas E3 a E10 y presione simultáneamente las teclas "CTRL" y "V". Haga lo mismo para extender la fórmula de I2 en los cuadros I3 a I10. Finalmente, repita este procedimiento nuevamente para extender la fórmula A2 en las celdas A3 a A10. No preste atención a los valores extraños que devuelven las celdas en las líneas donde no se escribe ninguna tarea. -
Ordenar las líneas en orden de prioridad. Seleccione las celdas A1 a K1 y amplíe esta selección para abarcar todas las líneas que contienen una tarea. Luego haga clic en "Datos"> "Filtro". -
Guarde su hoja de cálculo, incluida la fecha, para averiguar la última fecha en que se abrió el archivo. -
Completa las tareas realizadas. Cuando termine una tarea, ingrésela en la columna "Fecha de finalización". Recuerde este truco: cuando presiona "CTRL" + ";" (la tecla Control y la tecla;) simultáneamente, la fecha actual aparece automáticamente en la celda seleccionada. -
Observe cómo cambia el orden de sus prioridades todos los días. Aquí están las prioridades para los próximos días. El 13 de julio, todas las tareas a realizar son anteriores al llamado período de "aceleración". El 20 de julio, las principales prioridades (las que tienen el número más pequeño) son cuatro tareas y, entre ellas, cortar el césped (que ha llegado a su fecha límite). El 21 de julio, la prioridad de cortar el césped es aún mayor (hemos entrado en el período de "destreza") y el 23 de julio esta prioridad ha aumentado aún más, porque hemos pasado el período de "destreza". También vemos que la tarea "Pagar los cargos" ha aumentado en las fechas del 23 y 25 de julio.
- Lea los artículos enumerados a continuación para obtener más información sobre cómo administrar su tiempo y sus prioridades.
- Es posible descargar una copia de esta hoja de cálculo a la siguiente dirección:
- = IF (DIADESEMANA (HOY (), 2)> 5, HOY () - (DIADESEMANA (HOY (), 2) -5) 7 +, HOY () - (DIADESEMANA (HOY (), 2) -5))
- No dude en ordenar su lista de tareas diariamente si es necesario.
- Divide tus grandes tareas en varias más pequeñas.
- Copie sus tareas recurrentes en la pestaña "Plantilla" para que pueda encontrarlas y copiarlas fácilmente.
- Usted es libre de cambiar los puntos asignados a cada nivel de prioridad.
- No mezcle las tareas relacionadas con su familia y su hogar con las relacionadas con su trabajo en el mismo libro de Excel.
- Puede agregar nuevas columnas a esta tabla: quién le ha asignado la tarea, en qué categoría se inscribe la tarea, etc.
- Use la herramienta Autofiltro para seleccionar tareas que hayan pasado la fecha límite (Urgencia = 1) o tareas muy importantes (Importancia = "A").
- Una forma de mantener siempre actualizada una tarea recurrente es ingresarla en la columna "Fecha límite" (este ejemplo se basa en el viernes, que se indica con el "5" aquí)
- Agregue un formulario condicional (usando la función "SI") en su columna "Fecha límite" para indicar automáticamente cuándo ha pasado la fecha límite.
- Cada semana o mes, cuente la cantidad de tareas realizadas durante el período elegido. Este podría ser el único comentario positivo que reciba sobre su trabajo.
- Esta fórmula toma la fecha actual (lunes = 1, martes = 2, etc.) y verifica si ya pasamos o no el viernes de la semana actual. Si este es el caso, la fórmula agrega 7 al viernes actual, con el fin de devolver el resultado del próximo viernes como resultado. Si el viernes aún no se ha superado, la fórmula simplemente devuelve la fecha del viernes de esta semana.
- En este ejemplo, lunes = 1, martes = 2, miércoles = 3, jueves = 4, viernes = 5, sábado = 6, domingo = 7.
- También podemos cambiar esta fórmula para que funcione, por ejemplo, los martes. Vemos en la lista anterior que martes = 2, por lo tanto, es necesario cambiar en la fórmula dada sobre todo 5 por 2.
- Guarde esta hoja regularmente.
- Los números asignados a estas diferentes prioridades no siempre están ordenados. Por lo tanto, llenar una prioridad con un número asignado de "1" no aumentará los números asociados con las otras prioridades. Es posible que algunas prioridades tengan un número asociado que exceda 100 y que todos los números posibles no estén asignados a prioridades. Le aconsejo que se concentre en las prioridades con números entre 1 y 12.
- No se preocupe si escribe muchas tareas en esta hoja de cálculo. No es vergonzoso que las tareas permanezcan en la parte inferior de la lista durante varios meses. Comenzarán a subir en la lista cuando se acerque su fecha límite.
- La forma en que administra su tiempo es exclusiva para usted y esta hoja de cálculo puede no ser adecuada para usted. También puede pensar que tener que abrir este archivo todos los días requiere demasiado trabajo o es demasiado intrusivo. Es por eso que esta hoja de cálculo puede ser útil para usted, por ejemplo, que le parecerá completamente inútil a su vecino o viceversa.
- Puede usar una hoja de cálculo del software de hoja de cálculo en línea de Google en lugar de usar Excel. Por lo tanto, su archivo estará disponible desde cualquier lugar desde el que pueda acceder a Internet.